CES 2027 참가, 부스비가 전부가 아닙니다. 'CES 필수 옵션'을 모르면 예산은 두 배로 뜁니다!

매년 초, 전 세계 기술 기업들의 심장을 뛰게 하는 이름, 바로 CES(Consumer Electronics Show)입니다. 혁신적인 기술과 제품을 선보이며 글로벌 시장에 이름을 알릴 절호의 기회이기 때문입니다. 하지만 수많은 기업들이 CES 참가라는 부푼 꿈을 안고 예산을 책정할 때 치명적인 실수를 저지릅니다. 바로 ‘부스 임대료’가 참가 비용의 전부일 것이라는 착각입니다. 현실은 냉혹합니다. 실제 CES 참가 비용의 절반 이상은 눈에 보이지 않는 ‘숨겨진 비용’, 즉 CES 필수 옵션에서 발생합니다. 이는 단순히 추가하면 좋은 ‘선택 사항’이 아니라, 부스 운영을 위해 반드시 지출해야 하는 항목들입니다. 성공적인 CES 참가를 위해서는 철저한 전시회 예산 관리가 필수적이며, 그 시작은 바로 이 필수 옵션들을 정확히 파악하는 것입니다. 마이페어 준비 과정은 바로 이 지점에서 시작됩니다. 복잡한 규정과 예측 불가능한 현장 비용의 안갯속에서 헤매지 않도록, 마이페어의 전문적인 가이드가 필요한 이유입니다.

CES 필수 옵션, '선택'이 아닌 '의무'인 이유

CES 주최 측이 제공하는 두꺼운 Exhibitor Manual(참가사 매뉴얼)을 처음 받아본 담당자들은 당혹감을 감추지 못합니다. 수백 페이지에 달하는 영문 서류 속에는 부스 운영을 위해 신청해야 할 수많은 서비스 목록이 빼곡히 적혀있기 때문입니다. 많은 기업들이 이를 ‘필요하면 신청하는 선택 사항’으로 오해하지만, 실상은 다릅니다. 이들 중 상당수는 규정상 의무이거나, 신청하지 않으면 현장에서 부스를 아예 운영할 수 없는 CES 필수 옵션입니다. 성공적인 전시를 위해서는 이 항목들을 빠짐없이 체크하고 예산에 반영하는 것이 무엇보다 중요합니다.

CES 규정이 강제하는 항목들 (규정상 의무)

CES에 참가하기 위해서는 반드시 지켜야 할 규정들이 있습니다. 이는 참가사의 안전과 전시장 전체의 원활한 운영을 위해 주최 측이 강제하는 사항들로, 이를 지키지 않을 경우 부스 설치 자체가 불가능해질 수 있습니다. 대표적인 항목은 다음과 같습니다.

• 보험 증서 (COI, Certificate of Insurance): 전시장 내에서 발생할 수 있는 각종 사고(상해, 파손 등)에 대비한 책임 보험 가입 증명서입니다. 주최 측이 요구하는 보장 한도를 충족하는 보험에 가입하고, 영문 증명서를 지정된 기한 내에 제출해야만 부스 설치를 시작할 수 있습니다.
• 외부 협력업체 등록 (EAC, Exhibitor Appointed Contractor): 참가사가 부스 디자인 및 설치를 위해 주최 측 공식 업체가 아닌 별도의 외부 업체를 고용할 경우, 해당 업체를 사전에 EAC로 등록해야 합니다. 이 과정 역시 COI 제출을 포함하며, 등록 마감일을 놓치면 해당 업체는 전시장에서 작업을 할 수 없어 막대한 차질이 발생합니다.

이러한 규정 관련 항목들은 추가 비용이 발생할 뿐만 아니라, 복잡한 행정 절차와 엄격한 마감일을 동반합니다. 초기 마이페어 준비 단계에서부터 전문가의 검토를 통해 누락 없이 처리하는 것이 중요합니다.

없으면 부스 운영이 불가능한 서비스들 (운영상 필수)

규정상 의무는 아니지만, 현실적으로 신청하지 않고는 단 하루도 부스를 운영할 수 없는 서비스들이 있습니다. 이것들이 바로 예상을 초과하는 CES 현장 비용의 주범이 됩니다.

• 전기 (Electrical Service): 노트북, 모니터, 조명, 제품 시연 등 부스 내 모든 활동의 기본입니다. 단순히 콘센트 하나를 신청하는 것에서 그치지 않고, 필요한 총 전력량(와트)을 정확히 계산하여 신청해야 합니다. 현장에서 전력이 부족하면 추가 신청이 어렵거나 매우 비싼 비용을 지불해야 합니다.
• 인터넷 (Internet Service): 온라인 제품 시연이나 방문객 와이파이 제공 등을 위해서는 유선 인터넷 서비스 신청이 필수적입니다. 전시장 공용 와이파이는 매우 불안정하고 느리기 때문에 비즈니스 용도로는 부적합합니다.
• 바닥재 (Flooring/Carpet): 대부분의 전시장 바닥은 차가운 콘크리트입니다. 방문객에게 쾌적한 환경을 제공하고 부스의 완성도를 높이기 위해 바닥재 설치는 기본입니다. 이는 미관뿐만 아니라 장시간 서 있어야 하는 근무자의 피로도와도 직결됩니다.
• 부스 청소 (Booth Cleaning): 4일간의 전시 기간 동안 부스를 깨끗하게 유지하는 것은 기업의 이미지를 위해 매우 중요합니다. 매일 전시 마감 후 전문 인력이 부스를 청소해주는 서비스는 선택이 아닌 필수입니다.

이처럼 사소해 보이는 항목 하나하나가 모여 상당한 금액이 됩니다. 체계적인 전시회 예산 관리는 바로 이처럼 당연하지만 놓치기 쉬운 필수 서비스들을 꼼꼼히 예산에 포함하는 것에서부터 시작됩니다.

예측 불가능한 CES 현장 비용의 함정: 드레이야지(Drayage) 완벽 해부

CES 참가 예산을 세울 때 가장 예측하기 어렵고, 많은 기업들이 '비용 폭탄'을 맞는 항목이 바로 '드레이야지(Drayage)'입니다. 한국에서는 생소한 이 개념은 라스베가스와 같은 대형 전시장에서는 절대 피할 수 없는 필수 비용입니다. 드레이야지에 대한 정확한 이해와 사전 계획 없이는 성공적인 전시회 예산 관리가 불가능하다고 해도 과언이 아닙니다. MyFair 컨설팅의 핵심 역량 중 하나는 바로 이 복잡한 드레이야지 비용을 사전에 분석하고 최적화하는 것입니다.

드레이야지란 무엇인가?

드레이야지는 간단히 말해 '전시장 내 화물 운송 서비스'입니다. 참가사가 전시품, 부스 자재, 홍보물 등을 트럭으로 전시장 화물 하역장(Loading Dock)까지 배송하면, 전시장 소속의 지정된 노조 인력(Union Labor)이 그 화물을 하역장에서부터 참가사의 부스 위치까지 옮겨주는 모든 과정을 의미합니다. 전시가 끝난 후, 부스에서 다시 화물 하역장으로 짐을 옮겨 반출 트럭에 싣는 과정까지 포함됩니다. 라스베가스 컨벤션 센터의 규정상, 참가사나 참가사가 고용한 인력이 직접 화물을 운반하는 행위는 엄격히 금지되어 있습니다. 모든 화물 운송은 반드시 주최 측이 지정한 공식 물류 업체의 드레이야지 서비스를 이용해야 합니다.

드레이야지 비용은 어떻게 계산되는가?

드레이야지 비용이 악명 높은 이유는 복잡한 계산 방식 때문입니다. 비용은 화물의 무게를 기준으로 책정되며, 보통 'CWT(Per 100 Pounds)' 즉, 100파운드(약 45kg)당 요금으로 계산됩니다. 하지만 단순히 무게만으로 결정되는 것이 아니라 여러 변수가 복합적으로 작용하여 최종 CES 현장 비용을 결정합니다.

• 화물 종류 (Crated vs. Uncrated): 나무 상자 등으로 견고하게 포장된 화물(Crated)에 비해, 포장 없이 노출되거나 박스 등으로 허술하게 포장된 화물(Uncrated/Loose)은 취급이 어려워 더 높은 요금이 부과됩니다.
• 배송 시점 (Advance Warehouse vs. Direct to Show Site): 주최 측이 지정한 사전 창고로 마감일 이전에 배송하면 비교적 저렴한 요금을 적용받습니다. 반면, 전시회 직전에 전시장으로 직접 배송하면 더 비싼 요금이 책정됩니다.
• 특별 취급 (Special Handling): 화물의 크기가 규격을 초과하거나 모양이 특이하여 지게차 작업이 복잡한 경우, 추가 요금이 붙습니다.
• 추가 근무 (Overtime): 정규 근무 시간(보통 평일 오전 8시~오후 4시 30분) 외의 시간이나 주말, 공휴일에 화물이 도착하거나 반출될 경우, 엄청난 할증 요금이 부과됩니다.

예를 들어, 1,000파운드(약 453kg)의 화물을 보낸다고 가정해 봅시다. CWT 요금이 100달러라면 기본 비용은 1,000달러입니다. 하지만 이 화물이 제대로 포장되지 않았고, 전시장에 직접 배송되었으며, 주말에 도착했다면 각종 할증이 붙어 최종 비용은 2,000~3,000달러까지 치솟을 수 있습니다. 이것이 바로 많은 기업들이 예상치 못한 드레이야지 비용에 당황하는 이유입니다.

드레이야지 비용 절감을 위한 MyFair 컨설팅 전략

예측 불가능해 보이는 드레이야지 비용도 전문가의 도움을 받으면 상당 부분 절감하고 통제할 수 있습니다. MyFair 컨설팅은 다음과 같은 전략을 통해 기업의 부담을 덜어줍니다.

1. 사전 물류 계획 수립: 전시할 모든 품목의 리스트를 작성하고, 각 품목의 예상 무게와 부피를 사전에 정확히 계산합니다.
2. 최적의 배송 방법 선택: 화물 특성을 고려하여 '사전 창고 배송'을 적극 활용하고, 정규 근무시간 내에 도착하도록 운송 일정을 철저히 관리합니다.
3. 화물 통합 및 포장 최적화: 여러 개의 작은 박스는 하나의 큰 팔레트나 나무 상자로 통합(Consolidation)하여 취급 단위를 줄이고, 모든 화물을 'Crated' 상태로 만들어 할증을 피합니다.
4. 서류 작업의 정확성: Material Handling Agreement(MHA)와 같은 관련 서류를 오류 없이 작성하고, 모든 화물에 정확한 라벨을 부착하여 현장에서의 혼선과 시간 지연을 방지합니다.

이러한 체계적인 접근은 단순한 비용 절감을 넘어, 전시 준비 과정의 스트레스를 줄이고 참가사가 가장 중요한 '비즈니스'에 집중할 수 있도록 돕습니다. 드레이야지는 철저한 마이페어 준비 과정이 왜 중요한지를 보여주는 가장 대표적인 사례입니다.

마이페어 준비: Exhibitor Manual 분석부터 노무 규정까지

CES 참가를 성공적으로 이끌기 위한 여정은 단순히 부스를 예약하고 제품을 보내는 것에서 끝나지 않습니다. 오히려 그때부터 진짜 준비가 시작됩니다. 수백 페이지에 달하는 Exhibitor Manual을 해독하고, 라스베가스의 복잡한 노무 규정을 이해하며, 수많은 공급업체와 소통하는 과정은 그 자체로 하나의 거대한 프로젝트입니다. 마이페어 준비 서비스는 바로 이 복잡하고 어려운 과정을 체계적으로 관리하여, 기업이 겪을 수 있는 시행착오와 불필요한 비용 지출을 막는 핵심적인 역할을 수행합니다.

수백 페이지의 Exhibitor Manual, 핵심만 짚어주는 마이페어

CES 주최 측이 배포하는 Exhibitor Manual(또는 Exhibitor Service Kit)은 참가사가 알아야 할 모든 정보, 규정, 서비스 신청 양식, 마감일이 담긴 바이블과도 같습니다. 하지만 그 내용이 방대하고 전문 용어가 많아 비전문가가 모든 내용을 완벽하게 파악하기란 거의 불가능에 가깝습니다. 많은 기업들이 마감일을 놓치거나, 불필요한 서비스를 신청하거나, 정작 필요한 CES 필수 옵션을 누락하는 실수를 저지르는 이유입니다.

MyFair 컨설팅은 이 Exhibitor Manual을 A부터 Z까지 심층적으로 분석합니다. 단순히 번역하는 수준을 넘어, 각 조항이 의미하는 바와 우리 기업에 미칠 영향을 파악하고, 수많은 서비스 항목 중 우리 부스에 꼭 필요한 것들만 선별해냅니다. 조기 신청 할인(Early-bird discount) 마감일을 놓치지 않도록 일정을 관리하고, 각 서비스 신청 양식을 오류 없이 작성하여 제출하는 전 과정을 대행합니다. 이는 단순한 시간 절약을 넘어, 잘못된 신청으로 인해 발생할 수 있는 막대한 CES 현장 비용 증가를 원천적으로 차단하는 가장 효과적인 방법입니다. 더 자세한 CES 참가 정보는 마이페어의 CES 2026 참가 정보 페이지에서도 확인하실 수 있습니다.

라스베가스 전시장 노무 규정, 전문가가 필요한 이유

라스베가스 전시장의 또 다른 큰 장벽은 바로 '노조(Union)'입니다. 전시장 내에서 이루어지는 거의 모든 설치 및 해체 작업은 각 분야의 전문 노조원(Union Labor)에 의해서만 수행될 수 있도록 엄격히 규정되어 있습니다. 이 규정을 모르고 참가사 직원이 직접 작업을 시도하다가 노조로부터 제지를 당하고, 비싼 벌금과 함께 작업이 중단되는 최악의 상황을 맞을 수도 있습니다.

• 설치 및 해체 (Installation & Dismantling): 10x10 피트(약 3평) 이상의 부스 구조물 설치, 조명 트러스 설치, 복잡한 전기 배선 작업 등은 반드시 지정된 노조 인력에게 맡겨야 합니다. 참가사 직원은 간단한 제품 진열이나 노트북 연결 정도의 작업만 허용됩니다.
• 전기 작업 (Electricians): 모든 전기 관련 작업은 전기 노조원의 감독 하에 이루어져야 합니다. 심지어 멀티탭을 연결하는 간단한 작업조차 직접 할 수 없는 경우가 많습니다.
• 자재 운반 (Teamsters): 앞서 설명한 드레이야지 서비스가 바로 이 운송 노조(Teamsters)에 의해 수행됩니다. 부스 내에서 무거운 자재를 옮기는 것 역시 이들의 영역입니다.

문제는 이 노조 인력의 인건비가 매우 비싸다는 점입니다. 시간당 요금으로 계산되며, 예약 없이 현장에서 요청하거나 정규 시간을 넘겨 작업하면 엄청난 할증 요금이 붙습니다. 따라서 MyFair 컨설팅을 통해 필요한 작업량을 사전에 정확히 예측하고, 필요한 인력을 미리 예약하여 전시회 예산 관리의 안정성을 높이는 것이 필수적입니다. 이는 예측 불가능성을 최소화하고 계획된 예산 내에서 모든 준비를 마칠 수 있게 하는 전문가의 중요한 역할입니다.

성공적인 전시회 예산 관리를 위한 실질적인 체크리스트

성공적인 CES 참가는 우연히 이루어지지 않습니다. 철저한 계획과 꼼꼼한 전시회 예산 관리가 뒷받침될 때 비로소 원하는 성과를 거둘 수 있습니다. 특히 부스비 외에 숨겨진 CES 필수 옵션과 CES 현장 비용까지 모두 고려한 통합 예산 계획은 필수입니다. 아래 체크리스트는 기업이 CES 참가 예산을 수립하고 관리하는 데 실질적인 도움이 될 것입니다. 마이페어 준비 과정은 이 모든 항목을 체계적으로 점검하고 실행하는 과정입니다.

1단계: 참가 기획 및 기본 예산 수립

본격적인 준비에 앞서 가장 먼저 해야 할 일은 참가 목표를 명확히 하고 전체적인 예산의 틀을 잡는 것입니다.

• [ ] 참가 목표 설정: 브랜드 인지도 제고, 신제품 홍보, 잠재 바이어 발굴, 투자 유치 등 CES 참가를 통해 얻고자 하는 구체적인 목표(KPI)를 설정합니다.
• [ ] 총 가용 예산 확정: 마케팅 예산 중 CES 참가를 위해 사용할 수 있는 전체 금액의 상한선을 결정합니다.
• [ ] 부스비 및 위치 선정: 목표와 예산에 맞춰 부스 크기와 위치를 결정합니다. 부스 임대료는 전체 예산의 약 30~40%를 차지하는 것이 일반적입니다.
• [ ] 기본 시장 조사: 과거 참가사들의 후기나 관련 자료를 통해 대략적인 추가 비용 규모를 파악합니다.

2단계: 세부 항목별 예산 계획 (필수 옵션 포함)

부스 계약을 마쳤다면, 이제부터는 숨겨진 비용들을 하나씩 찾아내어 예산에 구체적으로 반영해야 합니다. 이 단계에서 MyFair 컨설팅의 전문성이 가장 빛을 발합니다.

• [ ] 부스 디자인 및 제작비: 부스 설계, 구조물 제작, 그래픽 출력, 비품(가구, 디스플레이 장비) 렌탈 비용을 산출합니다.
• [ ] 필수 현장 서비스 (CES 필수 옵션):
• - [ ] 전기: 필요한 전력량(암페어/와트) 계산 및 신청 비용
• - [ ] 인터넷: 유선 인터넷 회선 신청 비용
• - [ ] 바닥재: 카펫 또는 맞춤형 바닥재 렌탈 및 설치 비용
• - [ ] 부스 청소: 매일 청소 서비스 신청 비용
• - [ ] 가구 및 비품 렌탈: 테이블, 의자, 선반, 모니터 등 렌탈 비용
• [ ] 물류 및 운송비:
• - [ ] 국내 운송: 회사에서 국내 출발항/공항까지의 운송료
• - [ ] 국제 운송: 한국에서 라스베가스까지의 항공/해상 운송료 및 통관 비용
• - [ ] 드레이야지(Drayage): 전시장 내 화물 운반비 (가장 중요한 예측 항목!)
• [ ] 현장 인력(Labor) 비용: 부스 설치 및 해체를 위한 노조 인력 고용 비용을 산출합니다.
• [ ] 마케팅 및 홍보비: 사전 홍보 자료 제작, 현장 이벤트, 기념품, 리드 수집 시스템 비용 등을 책정합니다.

3단계: 인력 및 기타 비용 계획

전시회는 결국 '사람'이 운영합니다. 파견 직원에 대한 비용과 기타 행정 비용도 잊지 말아야 합니다.

• [ ] 출장자 경비: 항공권, 숙박, 현지 교통비, 식비(Per Diem) 등 파견 인력에 대한 모든 비용을 포함합니다. 라스베가스는 CES 기간 동안 숙박비가 폭등하므로 조기 예약이 필수입니다.
• [ ] 인력 운영: 통역 인력, 현장 부스 운영 보조 인력(스태프) 고용 비용을 고려합니다.
• [ ] 비상 예비비 (Contingency Fund): 전체 예산의 10~15%를 예상치 못한 상황에 대비한 예비비로 반드시 책정해야 합니다. 현장에서 발생하는 돌발 상황이나 추가 비용에 유연하게 대처할 수 있게 해줍니다.

이처럼 꼼꼼한 체크리스트를 바탕으로 예산을 수립하고 지출 내역을 지속적으로 추적, 관리할 때 비로소 '비용 폭탄'을 피하고 성공적인 CES를 치를 수 있습니다.

결론: 성공적인 CES 2027, 아는 만큼 아끼고 얻는다

CES 2027 참가는 더 이상 먼 미래의 이야기가 아닙니다. 지금부터 철저히 준비하는 기업만이 치열한 기술 경쟁의 장에서 빛을 발할 수 있습니다. 하지만 많은 기업들이 간과하는 사실은, CES에서의 성공이 단지 혁신적인 기술력에만 달려있지 않다는 것입니다. 보이지 않는 곳에서 예산을 좀먹는 CES 필수 옵션과 예측 불가능한 CES 현장 비용을 얼마나 효과적으로 통제하느냐가 성패를 가르는 중요한 열쇠가 될 수 있습니다. 부스 임대료만 생각하고 안일하게 접근했다가는, 현장에서 예상치 못한 비용 폭탄을 맞고 정작 중요한 비즈니스 기회를 놓치는 우를 범할 수 있습니다.

결국 성공의 핵심은 '정보'와 '계획'에 있습니다. 복잡한 Exhibitor Manual의 행간을 읽어내고, 생소한 드레이야지 비용을 예측하며, 까다로운 노무 규정을 준수하는 것은 전문가의 영역입니다. MyFair 컨설팅은 이러한 모든 장벽을 허물어 기업이 오롯이 자사의 기술과 비전을 선보이는 데에만 집중할 수 있도록 돕습니다. 체계적인 마이페어 준비 과정은 불필요한 비용 낭비를 막는 것을 넘어, 한정된 자원으로 최대의 효과를 창출하는 전략적인 전시회 예산 관리의 시작입니다.

CES 2027의 화려한 무대 뒤에 숨어있는 복잡한 현실을 직시하고, 지금 바로 전문가와 함께 가장 스마트한 준비를 시작하십시오. 마이페어와 함께라면 예산 걱정 없이 CES라는 기회의 무대에서 마음껏 역량을 펼칠 수 있을 것입니다. 성공적인 전시회 준비의 첫걸음은 정확한 예산 관리에서 시작된다는 점을 잊지 마십시오.